Защо архивирането е важно за вашата фирма

Защо архивирането е важно за вашата фирма

Услугите за архивиране и управление на записите са единствените по рода си, които позволяват проактивно управление на фирмените Ви записи през целия им жизнен цикъл.

С постоянно нарастващия обем информация компаниите се сблъскват с все повече проблеми при намирането на правилните архивиращи решения, които да им позволят да съхраняват важни данни и да ги направят достъпни за бъдещо ползване. В началото компаниите разчитаха главно на физически архиви, но днес се обърнаха към професионалните електронни архивиращи фирми поради множеството си предимства

Ето някои от предимствата, които ще получите чрез аутсорсинг на услугите за физическо архивиране и управление на записи:

*Елиминирайте риска от физическа загуба или унищожаване на документите на фирмата Ви;

*Получавате пълна картина на документите, които вашата организация произвежда и съхранява;

*Намаляване на правните и оперативните рискове чрез интегриране на информацията в една точка за достъп;

*Можете да сте сигурни, че данните, които не използвате повече, са частни и няма да има достъп до него.

Какво представлява архивирането?

Архивирането на документи е процес, при който неактивната информация, във всеки един формат, се съхранява сигурно за дълги периоди от време. Такава информация може да бъде или да не бъде използвана отново в бъдеще, но въпреки това трябва да се съхранява.

Следва да се подчертае, че архивираните, неактивни данни могат отново да бъдат активирани, тъй като последиците от невъзможността за достъп до информация отново разубеждават бизнеса да архивира своите записи. Информацията трябва да бъде на разположение веднага, ако се изисква в кратък срок.

Защо архивирането е толкова важно?

Архивирането на правилните данни не само може да спести вашите бизнес пари, но и да увеличи стойността на вашия бизнес. Много организации се колебаят да архивират, защото не са сигурни кои данни да архивират или да се страхуват да архивират данните, които трябва да останат на първичното хранилище.

Неприлагането на ефективна архивна стратегия обаче е пропусната възможност и решаването кои данни да архивират трябва да бъде висок приоритет за бизнеса с огромно количество неструктурирани данни за файла. Организациите без стратегия за архивиране могат в крайна сметка да загубят неактивни данни, които в действителност са все още ценни и това е особено скъпо, т.к. възстановяването на данни е по-скъпо от архивирането.

Например много организации за науки за живота не разполагат с ефективна архивна стратегия. Това означава, че ценните данни от стари проучвания са невъзстановими или изгубени, а разходите за пресъздаване на тези данни са огромни.

С ефективна архивна стратегия организациите ще могат лесно да търсят и да получават достъп до стари данни, които продължават да добавят стойност към бизнеса с течение на времето.

Значението на ефективното архивиране

Архивирането е от жизненоважно значение за управлението на информацията и може да даде на бизнеса по-голям контрол върху информационните си процеси. С нарастването на бизнеса тя ще създаде повече данни – данни, които трябва да бъдат внимателно управлявани и наблюдавани, за да бъдат използвани правилно. Поддържането на разделите на тези данни може да се окаже проблематично за фирми, които никога не са въвели архивираща система.

Данните, които не са архивирани, са по-трудни за намиране, сигурност и подходящо разпространение, ако се съхраняват в локална среда – като лаптоп на служителите – и по този начин ще бъдат недостъпни за други потребители. Това в крайна сметка ще има отрицателен ефект върху бизнес функциите и производителността на служителите.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван.